INTRODUCCION - ¿QUE ES LA DIRECCION DE PROYECTOS?

Según el PMBOK (5ta Edición), la dirección de proyectos significa "la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo".

Separemos los conceptos. Las habilidades dependen plenamente del PM. El PM debe mejorar de forma constante dos aspectos (que son muy mencionados en la gerencia de RRHH): las competencias generales y las competencias gerenciales.

Las competencias generales son aquellas intrínsecas a la persona como comunicarse correctamente, escuchar a las personas, etc. Estas competencias son las mínimas que una persona debe tener, y créanme que muchos de nosotros no siempre los tenemos.

Las competencias gerenciales son aquellas habilidades que se consiguen con el tiempo como aprendizaje rápido, manejo del tiempo, etc. No es nada fácil desarrollar competencias gerenciales y toman años de experiencia.

Por otro lado, el concepto de herramientas y técnicas te las da la experiencia académica y laboral, y en este plano el PM debe estar actualizado. De la mano vienen los conocimientos, que es precisamente lo más difícil. Las personas recibimos información diariamente, pero sólo se hace conocimiento si somos capaces de llevarlo a un nivel de aplicabilidad.

Es por ello que una empresa solicita personas cada vez más capacitadas para cubrir un puesto de PM, y si éste tiene maestría, diplomados y experiencia, obviamente su panorama será más amplio para conocer los procesos que pueden intervenir en el proyecto y tener probabilidades de solucionar más rápido los inconvenientes que se puedan presentar.

Precisamente, en términos de herramientas y técnicas, el PMBOK nos ofrece 47 procesos en la dirección de proyectos, los cuales nos guiarán con el fin de suplir todas las aristas del manejo de un proyecto. Estos 47 procesos se categorizan en 5 grupos de procesos que son: 

• Inicio (2)
• Planificación (24)
• Ejecución (8)
• Monitoreo y Control (11)
• Cierre (2)

Seguir estos procesos usualmente nos va a llevar a manejar los siguientes elementos: requisitos del proyecto, interesados o stakeholders, alcance, calidad, tiempo, costo, recursos, comunicación y riesgos. Cabe indicar que el cambio en uno de estos elementos, influye en los otros. Les doy un ejemplo:

- Un PM debe implementar 50 agencias de un banco en todo el Perú. El tiempo planificado es de 6 meses. La gerencia decide acortar el tiempo en 4 meses. ¿Cómo afecta esto al proyecto?

• Aumentará el presupuesto, ya que se tendrá que hacer mano de recursos adicionales o terceros.
• Si es que la gerencia no acepta aumentar el presupuesto, lo más razonable sería acortar el alcance, que es disminuir la cantidad de agencias a implementar.
• Modificar el tiempo, costo y alcance, podría generar conflicto de intereses entre los interesados.
• Cambiar el alcance, generará riesgos adicionales.
• Riesgos adicionales tienden a mermar la calidad.
• Gestionar a los interesados generará cambiar el plan de comunicaciones.

Se dejan las conclusiones del tema:

• El PM debe ser capaz de mejorar constantemente sus competencias generales y gerenciales.
• El PMBOK nos recomienda dirigir los proyectos en base a 5 grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre.
• El PMBOK nos ofrece 47 procesos distribuidos entre los 5 grupos de procesos.
• Los elementos generales para dirigir los proyectos son: requisitos del proyecto, interesados o stakeholders, alcance, calidad, tiempo, costo, recursos, comunicación y riesgos.
• Cualquier cambio en uno de los elementos generales, tiene un impacto en los demás elementos, que se debe analizar de forma obligatoria.