Empecemos por la OPM (Dirección Organizacional de Proyectos). Según la PMBOK (5ta Edición) es "un marco para la ejecución de estrategias a través de la dirección de proyectos, la dirección de programas y la dirección de portafolios, conjuntamente con una serie de prácticas organizativas, destinadas a generar de manera consistente y predecible, estrategias organizacionales capaces de producir un mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible".
Es decir, se entiende que la dirección organizacional de proyectos depende de cada empresa, hasta qué punto desean controlar sus proyectos para llegar al éxito. Y más cierto aún es que la optimización de las prácticas organizativas determinarán la consecución de los objetivos estratégicos. Nada garantiza que una compañía tenga buenos resultados, a pesar que sea ordenada en la dirección organizacional de proyectos, porque la unidad mínima de éxito son los proyectos; si los proyectos se manejan mal, no hay posibilidades de resultados positivos.
Tabla 1. Comparación de la Dirección de Proyectos, Dirección de Programas y Dirección de Portafolios
Fuente: PMBOK 5ta Edición
Veamos. La Dirección de Programas tiene proyectos. Un programa existe porque los proyectos que pertenecen a él, están relacionados fuertemente. La gestión de los programas no es igual a gestionar proyectos o portafolios; gestionar programas implica usualmente:
- Actuar como mediador para resolución de conflictos que afecta a la cartera de proyectos.
- Alinear los programas a los portafolios.
- Promover cambios a los procesos de gobierno de los proyectos.
Por otro lado, la Dirección de Portafolios pueden contener programas o proyectos, los cuales no necesariamente están relacionados, pero sí apuntan a un objetivo. Siendo esto así, si todos los proyectos están relacionados, no deberían existir programas; caso contrario, hay que separarlos por programas que reúnan proyectos relacionados por criterios determinados. Gestionar portafolios implica:
- Administrar los programas o proyectos para alcanzar los objetivos estratégicos.
- Establecer prioridades entre programas y proyectos.
La Dirección de Proyectos es la labor más importante de estos tres puntos. Un proyecto nace como resultado de la propuesta de una estrategia, donde se identifica: demanda de mercado, oportunidades de negocio, necesidades, consideraciones ambientales, solicitud de clientes, innovación tecnológica o requisitos legales.
La OPM pasa por ser administrada a través de la PMO (Oficina de Dirección de Proyectos). Según el PMBOK (5ta Edición), la PMO es "una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas".
Es claro, después de leer la definición de PMO, ésta debe fungir como vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos. Asimismo, depende de cada empresa qué nivel de control darle a la PMO. Hay algunas compañías, cuya PMO es sólo de apoyo; otras empresas considerarán darle una función de control; y tal vez las más grandes le darán un lugar directivo.
Por último, la función principal de la PMO es apoyar al PM. Tener en cuenta que la PMO no dirige proyectos, se enfoca en las oportunidades de mejora para alcanzar los objetivos estratégicos. La PMO no controla recursos de un proyecto, sino optimiza la asignación de recursos compartidos entre proyectos, por ejemplo: ¿qué ocurre si un analista contable se encuentra en el proyecto A y B, y se le quiere hacer participar en el proyecto C?, la PMO debe decidir si participará en los tres proyectos o si se reemplazará su participación por otro analista contable o si reducirán su carga laboral, etc. La PMO tampoco ve restricciones de un proyecto particular, sino gestiona estándares, metodologías, riesgos y oportunidades entre proyectos a nivel organizacional.
A continuación, las conclusiones del análisis:
- La maduración de la Dirección Organizacional de Proyectos depende de cada empresa.
- La Dirección de Portafolios, Dirección de Programas y Dirección de Proyectos se gestionan de manera diferente bajo la administración de la PMO.
- La función principal de la PMO es apoyar al PM.
- La PMO debe fungir como vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la empresa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario