Según el PMBOK (5ta Edicion), un portafolio es: "un conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como un grupo para alcanzar determinados objetivos estratégicos". A continuación, se muestra un gráfico que ilustra la definición:
Figura 1. Interacción entre Proyectos, Programas y Portafolios.
Fuente: PMBOK 5ta Edicion
Procedamos al análisis. El uso de portafolios se basa en la premisa que una empresa tiene un plan estratégico. Un plan estratégico tiene objetivos, y se esperan que éstos se cumplan en el plazo estipulado en dicho plan. A partir de los objetivos estratégicos se generan estrategias, y éstas a su vez generan proyectos, los cuales por su naturaleza, se pueden empaquetar en programas o subprogramas, y subportafolios. Veamos con un ejemplo:
- Un call center reformula su misión con el fin de llegar a estar entre los 5 mejores call center del país al cabo de 4 años.
- Para ello, uno de sus objetivos estratégicos planteados es incrementar las ventas en un 15% anualmente.
- Se generan dos estrategias para dicho objetivo: incrementar las competencias de los vendedores y mejorar el proceso de ventas.
A continuación, se muestra un cuadro con la propuesta de programas, subportafolios, subprogramas y proyectos de este ejemplo:
Tabla 1. Ejemplo de Subportafolios, Programas, Subprogramas y Proyectos
Fuente: Elaboración Propia
En una empresa que se encuentra alineada metodológicamente al PMBOK, el controller de los portafolios de proyectos es la PMO (Oficina de Proyectos), esto se verá más adelante.
Manejar portafolios es importante para la empresa, porque es el inicio del control de los proyectos para priorizar qué proyectos se van a ejecutar por año, cuáles serán los recursos humanos y económicos que se asignarán como mínimo, etc.
El presupuesto aproximado que se determine para cada proyecto, será parte del gran presupuesto que se requiere para cumplir con el plan estratégico de la compañía, y también para el presupuesto que cada área debe considerar en su estructura anual.
Por último, siempre hay proyectos que surgen en el camino, éstos también se adhieren a los portafolios, y la PMO irá priorizando si se ejecutan o se postergan, dependiendo de la urgencia e impacto del proyecto. El presupuesto se irá manejando con la contingencia que se maneja cada año, o postergando otros proyectos, o aumentando el presupuesto anual.
Se concluye del apartado lo siguiente:
Manejar portafolios es importante para la empresa, porque es el inicio del control de los proyectos para priorizar qué proyectos se van a ejecutar por año, cuáles serán los recursos humanos y económicos que se asignarán como mínimo, etc.
El presupuesto aproximado que se determine para cada proyecto, será parte del gran presupuesto que se requiere para cumplir con el plan estratégico de la compañía, y también para el presupuesto que cada área debe considerar en su estructura anual.
Por último, siempre hay proyectos que surgen en el camino, éstos también se adhieren a los portafolios, y la PMO irá priorizando si se ejecutan o se postergan, dependiendo de la urgencia e impacto del proyecto. El presupuesto se irá manejando con la contingencia que se maneja cada año, o postergando otros proyectos, o aumentando el presupuesto anual.
Se concluye del apartado lo siguiente:
- Los portafolios que contienen subportafolios, subprogramas, programas y proyectos, se alinean a los objetivos estratégicos de la organización.
- Los portafolios son controlados por la PMO.
- Es importante determinar los portafolios de proyectos, no sólo por el alineamiento al plan estratégico, sino también para determinar recursos humanos y económicos aproximados que permitan cumplir dichos proyectos a fin de llegar a la meta de los objetivos estratégicos.
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